Copilot in Excel: Die 10 besten Prompts für Datenanalyse

Die 10 besten Copilot-Prompts revolutionieren Ihre Excel-Datenanalyse! Wenn Sie täglich mit Microsoft Excel arbeiten, kennen Sie die Probleme: riesige Datensätze, komplexe Formeln und der ständige Druck, schnell präzise Einblicke zu gewinnen. Oft fühlen sich Aufgaben wie Datenbereinigung, das Aufspüren von Trends oder die Erstellung aussagekräftiger Visualisierungen wie eine Sisyphusarbeit an.

Doch was wäre, wenn Sie einen intelligenten Assistenten an Ihrer Seite hätten? Genau hier kommt Microsoft Copilot für Excel ins Spiel. Mit den richtigen Prompts erledigt dieses KI-gestützte Tool mühsame Aufgaben in Sekundenschnelle. Statt sich durch Menüs zu klicken und Formeln auswendig zu lernen, kommunizieren Sie mit Ihren Daten in natürlicher Sprache. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der Formulierung präziser und effektiver Prompts – genau die zeige ich Ihnen in diesem Artikel.

Die Grundlage: Daten als Tabelle formatieren

Bevor wir in die Welt der Prompts eintauchen, ist ein entscheidender vorbereitender Schritt unerlässlich: Formatieren Sie Ihre Daten als offizielle Excel-Tabelle. Warum ist das so wichtig? Copilot arbeitet am effizientesten und zuverlässigsten mit strukturierten Daten. Indem Sie Ihren Datenbereich (z.B. durch Drücken von Strg + T) in eine Tabelle umwandeln, geben Sie ihm einen klaren Kontext. Er erkennt Spaltenüberschriften, Datenbereiche und Beziehungen automatisch. Dies minimiert Missverständnisse und stellt sicher, dass die KI Ihre Anweisungen korrekt interpretiert. Betrachten Sie es als das Fundament, auf dem all Ihre weiteren Analysen aufbauen. Ohne dieses Fundament riskieren Sie ungenaue Ergebnisse oder Fehlermeldungen. Nehmen Sie sich also diese wenigen Sekunden Zeit – es wird sich bei jedem einzelnen Prompt auszahlen.

1. Der erste Überblick:

"Analysiere die wichtigsten Erkenntnisse aus diesen Daten."

Oft stehen wir vor einem neuen, unbekannten Datensatz und die erste Frage lautet: Wo fange ich überhaupt an? Anstatt manuell Spalten zu sortieren, Filter zu setzen oder erste Diagramme zu erstellen, um ein Gefühl für die Daten zu bekommen, können Sie Copilot diese Arbeit überlassen. Dieser offene, explorative Prompt ist ein idealer Startpunkt.

Was passiert im Hintergrund?
Copilot scannt Ihre gesamte Tabelle und wendet eine Reihe von Standard-Analyseverfahren an. Er sucht nach:

• Ausreißern: Gibt es Werte, die signifikant vom Durchschnitt abweichen?
• Trends: Lassen sich über Zeitreihen hinweg Muster wie Wachstum oder Saisonalität erkennen?
• Korrelationen: Besteht ein Zusammenhang zwischen verschiedenen Spalten (z.B. „Umsatz“ und „Marketingausgaben“)?
• Verteilungen: Wie sind die Daten verteilt? Gibt es Cluster oder Schwerpunkte?

Das Ergebnis ist oft eine kompakte Zusammenfassung der auffälligsten Merkmale Ihres Datensatzes, manchmal sogar begleitet von automatisch generierten Pivot-Tabellen oder Diagrammen. Dieser Prompt ist wie ein Gespräch mit einem erfahrenen Datenanalysten, der einen ersten Blick auf Ihre Zahlen wirft und Ihnen sagt, was ihm sofort ins Auge springt. Sie sparen wertvolle Zeit bei der initialen Erkundung und erhalten sofortige Anhaltspunkte für tiefere Analysen.

Pro-Tipp: Nutzen Sie die von Copilot vorgeschlagenen Folgefragen, um einen Aspekt, der Ihr Interesse geweckt hat, direkt weiter zu untersuchen.

2. Datenbereinigung im Handumdrehen:

"Hebe alle Duplikate in der Spalte 'Kundennummer' rot hervor."

Datenqualität ist das A und O jeder validen Analyse. Inkonsistente oder fehlerhafte Daten können zu völlig falschen Schlussfolgerungen führen. Ein häufiges Problem sind Duplikate. Das manuelle Suchen und Markieren kann, besonders in Tabellen mit tausenden von Zeilen, extrem zeitaufwendig sein. Mit diesem Prompt delegieren Sie die Aufgabe an die KI.

Warum ist dieser Prompt so mächtig?
Copilot greift hierfür auf die bewährte Funktionalität der bedingten Formatierung zurück, automatisiert aber den gesamten Prozess. Sie müssen nicht mehr wissen, wo sich die entsprechende Funktion im Menü befindet oder wie die Regel genau konfiguriert werden muss. Sie beschreiben einfach das gewünschte Ergebnis.

Weitere Anwendungsbeispiele für die Datenbereinigung:

"Entferne alle führenden und nachfolgenden Leerzeichen in der Spalte 'Produktname'."

"Formatiere alle Zellen in der Spalte 'Bestelldatum', die vor dem 01.01.2024 liegen, mit gelbem Hintergrund."

"Filtere die Tabelle und zeige nur Zeilen an, bei denen in der Spalte 'Status' der Wert 'Offen' steht."

Diese Art von Prompts beschleunigt den oft langwierigen Prozess der Datenaufbereitung dramatisch und sorgt dafür, dass Ihre Analysen auf einer sauberen und zuverlässigen Grundlage stehen.

🧹 Datenqualität als Basis: Verstehen Sie, warum saubere Daten das Fundament jeder validen Analyse sind und wie Sie die Datenqualität in Ihren BI-Anwendungen sicherstellen.

3. Komplexe Formeln generieren:

"Füge eine neue Spalte 'Gewinnmarge' hinzu, die (Umsatz - Kosten) / Umsatz berechnet."

Wer kennt es nicht? Man weiß genau, was man berechnen möchte, aber die exakte Excel-Syntax, insbesondere bei verschachtelten Funktionen wie WENN, SVERWEIS oder INDEX/VERGLEICH, will einem einfach nicht einfallen. Das Suchen in Online-Foren oder das Experimentieren mit Formelbestandteilen kostet Zeit und Nerven. Copilot agiert hier als Ihr persönlicher Formel-Assistent.

Wie funktioniert das?
Sie beschreiben das logische Ziel Ihrer Berechnung in Alltagssprache. Copilot übersetzt diese Anweisung in die korrekte Excel-Formel. Das Besondere daran ist, dass Copilot den Kontext Ihrer Tabelle versteht. Er erkennt, dass „Umsatz“ und „Kosten“ die Spaltenüberschriften sind und wendet die Formel automatisch auf die gesamte Spalte an. Sie erhalten nicht nur die Formel, sondern auch eine kurze Erklärung, was sie tut. Das fördert das Verständnis und hilft Ihnen, dazuzulernen.

Ein fortgeschrittenes Beispiel:

"Erstelle eine Formel in Spalte G, die 'Hoch' zurückgibt, wenn der Umsatz (Spalte D) über 10.000 liegt, 'Mittel', wenn er zwischen 5.000 und 10.000 liegt, und 'Niedrig', wenn er unter 5.000 liegt."

Anstatt sich mit einer verschachtelten WENN-Funktion herumzuschlagen, erhalten Sie die korrekte Formel

=WENN(D2>10000; "Hoch"; WENN(D2>=5000; "Mittel"; "Niedrig"))

sofort und fehlerfrei eingefügt.

🧠 Formel-Logik verstehen: Tauchen Sie mit praxisnahen DAX-Beispielen in die Welt der Formeln ein, um die Logik hinter den Berechnungen zu meistern, die Copilot für Sie automatisiert.

4. Gezielte Einblicke durch intelligente Filterung:

"Zeige mir nur die Verkäufe aus der Region 'Nord', bei denen der Umsatz über dem Durchschnitt aller Verkäufe liegt."

Einfache Filter sind in Excel schnell gesetzt. Doch was, wenn die Kriterien komplexer werden und eine Bedingung von einer Berechnung abhängt, die sich auf den gesamten Datensatz bezieht? Solche mehrstufigen Filterungen erforderten bisher oft Hilfsspalten oder fortgeschrittene Filterfunktionen. Copilot meistert diese Herausforderung mit einem einzigen Satz.

Die Intelligenz hinter dem Prompt:
Copilot zerlegt Ihre Anweisung in mehrere Schritte:

1. Er berechnet den Durchschnittswert der Spalte „Umsatz“.
2. Er wendet einen Filter auf die Spalte „Region“ an, um nur „Nord“ anzuzeigen.
3. Er wendet einen zweiten, numerischen Filter auf die Spalte „Umsatz“ an und verwendet den zuvor berechneten Durchschnitt als Kriterium.

Das Ergebnis ist eine präzise gefilterte Ansicht Ihrer Daten, die genau die von Ihnen definierte, komplexe Bedingung erfüllt. Dies ermöglicht eine extrem schnelle und flexible Segmentierung Ihrer Daten, um Hypothesen zu testen oder spezifische Fragen zu beantworten.

5. Daten aggregieren und zusammenfassen:

"Erstelle eine Pivot-Tabelle, die den Gesamtumsatz pro Produktkategorie und Quartal anzeigt."

Pivot-Tabellen sind eines der mächtigsten Werkzeuge in Excel, um große Datenmengen zu verdichten und aus verschiedenen Blickwinkeln zu betrachten. Die manuelle Erstellung kann jedoch für ungeübte Anwender einschüchternd sein – welche Felder gehören in die Zeilen, welche in die Spalten und welche in die Werte? Copilot nimmt Ihnen diese Komplexität ab.

Vom Wunsch zur fertigen Analyse:
Sie beschreiben das gewünschte Endresultat: die Kennzahl (Gesamtumsatz) und die Dimensionen, nach denen sie aufgeschlüsselt werden soll (Produktkategorie, Quartal). Copilot identifiziert die relevanten Spalten in Ihren Quelldaten (z.B. ‚Umsatz‘, ‚Kategorie‘, ‚Datum‘), gruppiert die Daten (erkennt, dass aus einem Datum ein Quartal extrahiert werden muss) und konfiguriert die Pivot-Tabelle korrekt. Das Ergebnis wird oft in einem neuen Tabellenblatt eingefügt, um Ihre Originaldaten unangetastet zu lassen.

Pro-Tipp: Seien Sie so spezifisch wie möglich. Statt "Erstelle eine Pivot-Tabelle", sagen Sie genau, was sie enthalten soll:

"Erstelle eine Pivot-Tabelle, die die durchschnittlichen Liefertage pro Lieferant in den Zeilen und den Bestellmonat in den Spalten darstellt."

6. Aussagekräftige Visualisierungen erstellen:

"Erstelle ein Balkendiagramm, das die Top-5-Produkte nach Umsatz vergleicht."

Ein Bild sagt mehr als tausend Zahlen. Diagramme sind unerlässlich, um Muster und Vergleiche schnell erfassbar zu machen. Aber das richtige Diagramm auszuwählen und korrekt zu formatieren, kann mühsam sein. Mit Copilot wird die Visualisierung zum Kinderspiel.

Intelligente Diagrammerstellung:
Dieser Prompt ist mehr als nur eine einfache Anweisung zur Erstellung eines Diagramms. Copilot muss zuerst die Daten analysieren, um die „Top-5-Produkte“ zu identifizieren. Das bedeutet, er muss die Daten nach Umsatz sortieren und die obersten fünf auswählen, bevor er überhaupt mit der Erstellung des Diagramms beginnt. Er wählt dann den passenden Diagrammtyp (in diesem Fall ein Balkendiagramm, ideal für Vergleiche) und konfiguriert die Achsen und Datenreihen korrekt.

Weitere Beispiele für Visualisierungs-Prompts:

"Zeige den Umsatztrend über die letzten 12 Monate als Liniendiagramm."

"Erstelle ein Tortendiagramm, das die prozentuale Verteilung des Umsatzes auf die verschiedenen Vertriebsregionen darstellt."

"Generiere ein Streudiagramm, um die Beziehung zwischen Werbeausgaben und Website-Besuchen zu visualisieren."

Sie können sogar Folge-Prompts verwenden, um das Diagramm anzupassen, z.B. "Ändere die Farbe der Balken zu blau" oder "Füge Datenbeschriftungen hinzu".

📊 Visualisierung meistern: Entdecken Sie fortgeschrittene Techniken, um aus einfachen Diagrammen aussagekräftige und interaktive Dashboards zu entwickeln und komplexe Datensätze zu meistern.

7. Was-wäre-wenn-Analysen durchführen:

"Was wäre der prognostizierte Gesamtgewinn, wenn die Kosten in der Kategorie 'Rohstoffe' um 10% steigen?"

Datenanalyse dient nicht nur der Vergangenheitsbetrachtung, sondern auch der Zukunftsplanung. Szenario-Analysen sind ein zentrales Werkzeug für strategische Entscheidungen. Copilot kann Ihnen helfen, solche Szenarien schnell und ohne manuelle Anpassungen Ihrer Daten durchzuspielen.

Simulation auf Kommando:
Um diesen Prompt zu beantworten, führt Copilot eine virtuelle Berechnung durch. Er identifiziert alle Zeilen, die zur Kategorie „Rohstoffe“ gehören, erhöht deren Kostenwerte temporär um 10% und berechnet dann den neuen Gesamtgewinn auf Basis dieser Annahme. Ihre Originaldaten bleiben dabei unverändert. Copilot präsentiert Ihnen das Ergebnis der Simulation direkt im Chatfenster. Dies ermöglicht es Ihnen, die Auswirkungen verschiedener Variablen (Preiserhöhungen, Kostensenkungen, Effizienzsteigerungen) auf Ihre Kennzahlen in Sekundenschnelle zu evaluieren.

8. Textdaten analysieren und kategorisieren:

"Analysiere die Kundenfeedbacks in Spalte F und erstelle eine neue Spalte 'Sentiment' mit den Kategorien 'Positiv', 'Negativ' oder 'Neutral'."

Daten sind nicht immer nur Zahlen. Kundenrezensionen, Umfrageantworten oder Support-Notizen enthalten wertvolle, aber unstrukturierte Informationen. Die manuelle Analyse dieser Textdaten ist kaum zu bewältigen. Copilot kann mithilfe von KI-Sprachmodellen eine Sentiment-Analyse direkt in Ihrer Excel-Tabelle durchführen.

Von Text zu strukturierter Einsicht:
Copilot liest den Inhalt jeder Zelle in der angegebenen Spalte, interpretiert den Ton und die Bedeutung des Textes und ordnet ihn einer der definierten Kategorien zu. Das Ergebnis ist eine neue, strukturierte Spalte, die Sie nun für weitere quantitative Analysen nutzen können. Sie könnten zum Beispiel mit einem Folge-Prompt fragen:

"Erstelle eine Pivot-Tabelle, die den Anteil an positivem und negativem Feedback pro Produkt anzeigt."

Dies eröffnet völlig neue Möglichkeiten, qualitative Daten in Ihre quantitative Analyse zu integrieren.

9. Statistische Kennzahlen aufdecken:

"Vergleiche den Median und den Durchschnitt des Verkaufspreises für jede Produktkategorie."

Der Durchschnittswert allein kann manchmal irreführend sein, besonders wenn es Ausreißer in den Daten gibt. Der Median (der Wert, der genau in der Mitte einer sortierten Datenreihe liegt) ist oft eine robustere Kennzahl. Fortgeschrittene Anwender wissen das, aber die Berechnung und der Vergleich dieser Werte für verschiedene Segmente erfordert normalerweise mehrere Schritte. Mit Copilot fragen Sie direkt nach dem, was Sie interessiert.

Statistik für jedermann:
Sie müssen kein Statistik-Experte sein, um tiefere Einblicke zu gewinnen. Copilot versteht die Bedeutung statistischer Begriffe wie Median, Standardabweichung oder Korrelation. Er gruppiert Ihre Daten nach der angegebenen Kategorie, berechnet die gewünschten Kennzahlen für jede Gruppe und präsentiert Ihnen eine übersichtliche Tabelle mit den Ergebnissen. Dies ermöglicht eine nuanciertere und genauere Beurteilung Ihrer Daten, ohne dass Sie die entsprechenden statistischen Formeln in Excel kennen müssen.

10. Proaktive Vorschläge erhalten:

"Schlage drei interessante Fragen vor, die ich zu diesen Daten stellen könnte."

Manchmal ist die größte Herausforderung nicht die Beantwortung einer Frage, sondern das Stellen der richtigen Frage. Wenn Sie betriebsblind sind oder einfach nur neue Perspektiven suchen, kann Copilot als Ihr kreativer Sparringspartner fungieren. Dieser Prompt kehrt die übliche Interaktion um: Statt Anweisungen zu geben, bitten Sie die KI um Inspiration.

Die KI als Analyse-Coach:
Basierend auf der Struktur und den Inhalten Ihrer Daten generiert Copilot Fragen, die zu potenziell aufschlussreichen Analysen führen könnten. Er könnte zum Beispiel vorschlagen:

"Welcher Vertriebsmitarbeiter hat die höchste Konversionsrate?"

"Gibt es einen Zusammenhang zwischen der Kundenzufriedenheit und der Lieferzeit?"

"In welchem Monat verzeichnen wir saisonal bedingt die meisten Retouren?"

Diese Vorschläge können Ihnen helfen, Aspekte zu entdecken, die Sie bisher vielleicht übersehen haben, und Ihre Analyse in neue, fruchtbare Richtungen zu lenken.

Fazit: Mehr als nur ein Assistent – Ein Partner in der Excel-Datenanalyse

Die zehn vorgestellten Prompts sind nur die Spitze des Eisbergs, aber sie demonstrieren eindrucksvoll den Paradigmenwechsel, den Copilot in Excel einleitet. Es geht nicht mehr nur darum, ein Werkzeug zu bedienen, sondern darum, in einen Dialog mit seinen Daten zu treten. Die Fähigkeit, komplexe Analyseaufgaben in natürlicher Sprache zu formulieren, demokratisiert die Datenanalyse. Aufgaben, die früher Spezialisten mit tiefem Formelwissen oder Programmierkenntnissen vorbehalten waren, werden nun für jeden zugänglich.

Der wahre Gewinn liegt in der Beschleunigung. Sie verbringen weniger Zeit mit dem „Wie“ (Wie erstelle ich diese Formel? Wo finde ich diese Funktion?) und mehr Zeit mit dem „Was“ und „Warum“ (Was bedeuten diese Ergebnisse? Warum sehen wir diesen Trend? Welche Maßnahmen sollten wir ergreifen?). Copilot eliminiert die technischen Hürden und ermöglicht es Ihnen, sich voll und ganz auf die strategische Interpretation Ihrer Daten zu konzentrieren.

Die Kunst des „Promptings“, also der Formulierung effektiver Prompts, wird zu einer neuen Schlüsselkompetenz. Je klarer, spezifischer und kontextbezogener Ihre Fragen sind, desto wertvoller werden die Antworten der KI sein. Experimentieren Sie, seien Sie neugierig und sehen Sie Copilot nicht als reinen Befehlsempfänger, sondern als intelligenten Partner, der Ihnen hilft, die verborgenen Geschichten in Ihren Daten zu entdecken. Die Zukunft der Datenanalyse in Excel hat begonnen – und sie ist dialogorientiert.

Ihre Copilot-Prompts sind gefragt!

Welcher Prompt für Copilot in Excel hat Ihren Arbeitsalltag am meisten vereinfacht? Haben Sie einen genialen Befehl für die Datenanalyse entdeckt, der in dieser Liste unbedingt noch fehlen würde? Teilen Sie Ihre Erfahrungen und besten Prompts in den Kommentaren – ich antworte gerne und freue mich auf den Austausch mit der Excel-Community!

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