Copilot in Power BI aktivieren: Voraussetzungen, Lizenzen und Kosten

🔄 Preise Stand 28. Juli 2026. Fabric-Kapazitätspreise ändern sich laufend – aktuelle Werte für Ihre Region finden Sie auf der offiziellen Fabric-Preisseite.

In meinen Power-BI-Workshops taucht eine Frage fast wöchentlich auf: „Wir haben Power BI Pro, warum sehen wir keinen Copilot-Button?“ Die Antwort überrascht die meisten Teilnehmer, weil sie schlicht nicht dort steht, wo man sie erwarten würde – nämlich in den Lizenzbedingungen von Power BI Pro oder Premium Per User (PPU). Copilot in Power BI ist kein Feature, das mit einer Benutzerlizenz freigeschaltet wird, sondern eine Kapazitäts-Entscheidung, die auf Organisationsebene getroffen wird. Wer das nicht weiß, sucht den Schalter an der völlig falschen Stelle.

Copilot in Power BI braucht eine bezahlte Fabric-Kapazität ab F2 – die eingestellte Premium-Kapazität P1 zählt nur noch für Bestandskunden. Entweder trägt der Workspace selbst diese Kapazität, oder eine zentrale Fabric Copilot Capacity übernimmt die Abrechnung auch für Pro- und PPU-Workspaces. Ein Fabric-Administrator schaltet Copilot im Admin-Portal frei.

Was Copilot in Power BI wirklich braucht (Voraussetzungen im Überblick)

Bevor Sie sich mit Admin-Portalen und Workspace-Einstellungen beschäftigen, lohnt sich der Blick auf die vier Voraussetzungen, die tatsächlich über Copilot entscheiden: die richtige Kapazität, die richtige Region, die richtige Sprache und der Verzicht auf bestimmte Sonderumgebungen.

Die Kapazitäts-Schwelle: F2 statt F64 seit April 2025

Der wichtigste Fakt zuerst, weil er in vielen älteren Artikeln noch falsch steht, auch in manchen mit Stand Ende 2024: Copilot in Power BI läuft seit April 2025 bereits auf jeder bezahlten Fabric-Kapazität ab F2. Vorher lag die Einstiegsschwelle bei F64, einer Kapazitätsklasse, die für die meisten KMU schlicht unerreichbar war. Diese Senkung hat den Zugang zu Copilot fundamental verändert: F2 ist die kleinste bezahlte Fabric-Kapazitätsstufe und für viele kleinere Unternehmen erstmals eine realistische Option. Wer Copilot vor der Umstellung als „nur für Großkonzerne“ abgehakt hat, sollte ein zweites Mal hinsehen.

Wichtig ist dabei die Einschränkung auf bezahlte SKUs. Trial-Kapazitäten und kostenlose Testphasen funktionieren als abrechnende Kapazität nicht – Copilot erkennt sie schlicht nicht als gültige Grundlage.

Ein Hinweis zu P1: Microsoft hat die Power-BI-Premium-Kapazitäts-SKUs (P1–P5) eingestellt – neu kaufen lässt sich P1 nicht mehr, bestehende Abonnements laufen zum Ende der jeweiligen Vertragslaufzeit aus. Beschaffen Sie heute erstmals eine Kapazität für Copilot, ist Fabric F2 der einzige realistische Einstieg; P1 ist nur noch für Bestandskunden mit laufendem Vertrag relevant – bei laufendem Enterprise Agreement lässt sich eine bestehende P-Kapazität teils sogar bis zum Ende der EA-Laufzeit jährlich weiterverlängern. Mit den Nutzerlizenzen Pro und PPU hat das nichts zu tun – die bleiben unverändert verfügbar.

Warum Pro oder PPU allein nicht reicht

Der häufigste Irrtum in meinen Schulungen: Teilnehmer gehen davon aus, dass eine höherwertige Benutzerlizenz automatisch KI-Funktionen mitbringt – so wie sich Microsoft 365 Copilot als kostenpflichtiges Add-on pro Nutzer auf eine Basislizenz wie Business Standard oder E3 aufsetzen lässt. Bei Power BI regeln Pro und PPU nur, was ein Nutzer mit Berichten tun darf, nicht ob Copilot verfügbar ist. Dafür gibt es zwei Wege: Entweder liegt der Workspace selbst auf einer F2+- oder P1+-Kapazität (Weg A, siehe unten) – oder die Organisation richtet eine Fabric Copilot Capacity ein, die Copilot zentral für bestehende Pro-, PPU- und Trial-Workspaces freischaltet (Weg B). Für Unternehmen mit mehreren solchen Workspaces ist Weg B oft praktischer: kein Umzug auf eine eigene Kapazität, und die Copilot-KI-Nutzung selbst wird zentral abgerechnet – nachgelagerte Operationen wie eine Abfrage gegen ein Semantic Model bleiben aber weiterhin bei der jeweiligen Inhaltskapazität. Bei nur einem oder wenigen Workspaces kann die direkte Zuweisung (Weg A) administrativ einfacher sein.

Einschränkungen der FCC im Überblick:

• Embedded-Kapazitäten werden als Workspace-Lizenzmodus nicht unterstützt
• Trial-SKUs funktionieren nicht als abrechnende Kapazität
• Die FCC muss in der Home-Region des Tenants liegen
• Pro Nutzer zählt nur eine einzige Copilot-Kapazität

🎯 Zur Abgrenzung: Die allgemeinen Power-BI-Lizenzstufen Free, Pro, PPU und Fabric behandle ich ausführlich in meinem Guide zu Power BI Lizenzen und Kosten – dort lesen Sie nach, welche Lizenz Sie für welchen Anwendungsfall überhaupt brauchen, bevor Sie sich mit der Copilot-spezifischen Kapazitätsfrage beschäftigen.

Region, Sprache und weitere Einschränkungen

Drei weitere Punkte übersehen selbst erfahrene Admins regelmäßig. Erstens die Region: Copilot verarbeitet Daten ohne Zusatzfreigabe nur, wenn sowohl Tenant als auch Kapazität in den USA oder innerhalb der EU-Datengrenze liegen – sobald eines von beiden außerhalb liegt, ist Copilot standardmäßig deaktiviert. Ausschlaggebend ist dabei nicht nur der Tenant: Microsoft knüpft die Einstellung ausdrücklich an die geografische Region Ihrer Kapazität. Außerhalb dieser Zonen brauchen Sie zusätzlich die Freigabe „An Azure OpenAI gesendete Daten können außerhalb der geografischen Region Ihrer Kapazität, der Compliancegrenze oder der nationalen Cloudinstanz verarbeitet werden“. Achtung: In derselben Einstellungsgruppe gibt es ähnlich benannte Schalter, u. a. für OpenAI als Microsoft-Unterauftragsverarbeiter (Details dazu in Schritt 5) – die brauchen Sie für die hier beschriebene Aktivierung nicht. Für die Standalone-Copilot-Experience gibt es zudem eine Liste ausgeschlossener Regionen – darunter Deutschland Nord, Norwegen West und Frankreich Süd.

Für Österreich wichtig: Die eigenständige Copilot-Experience hängt an der Home-Region Ihres Tenants – liegt die in Austria East (einer reinen Power-BI-Region ohne vollen Fabric-Support), hilft auch eine Kapazität in West Europe nicht weiter, und auch eine Fabric Copilot Capacity wird nur in der Home-Region des Tenants unterstützt. Ihre Home-Region lesen Sie im Fabric-Hilfe-Bereich (Fragezeichen-Symbol) unter „Info zu Microsoft Fabric“ ab, keine Admin-Rechte nötig. Frei wählen lässt sie sich nicht, und ein nachträglicher Wechsel ist aufwendig – ein Support-Fall mit Backup/Restore und mehreren Stunden Ausfallzeit. Planen Sie einen neuen Tenant, prüfen Sie die Region deshalb vorab: West Europe deckt alle Fabric-Workloads ab, Austria East nur Power BI und erfüllt damit die Voraussetzung für die Standalone-Experience nicht.

Zweitens die Sprache: Microsoft führt mehrsprachige Nutzung von Copilot in Power BI generell als nicht offiziell unterstützt. In der Praxis reagiert Copilot durchaus auch auf deutsche Prompts, aber das ist nicht offiziell abgesichert und die Qualität schwankt. In meinen Workshops empfehle ich deshalb, zumindest die ersten produktiven Prompts auf Englisch zu formulieren, bis Sie ein Gefühl für die Zuverlässigkeit in Ihrer Umgebung entwickelt haben.

Drittens Sonderumgebungen: Sovereign Clouds wie Azure Government oder Azure China sowie geschlossene Netzwerke mit Private Link werden nicht unterstützt.

Copilot in Power BI aktivieren: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Sind die Voraussetzungen erfüllt, ist die eigentliche Aktivierung überschaubar. So gehen Sie vor:

1. Fabric-Admin-Portal öffnen. Entweder über das Zahnrad-Symbol im Power BI Service → Admin-Portal, oder direkt über app.fabric.microsoft.com/admin-portal. Sie benötigen dafür Fabric-Administrator-Rechte, nicht nur eine Workspace-Rolle.
2. Mandanteneinstellung prüfen. Suchen Sie die Einstellung „Benutzer können Copilot und andere von Azure OpenAI unterstützte Funktionen verwenden“ und legen Sie fest, für welche Sicherheitsgruppe sie gilt. Dieser Hauptschalter ist laut aktueller Microsoft-Dokumentation standardmäßig aktiviert. Wichtig: Für die eigenständige Vollbild-Experience, den app-scoped Copilot in Power BI Apps und für Power BI Desktop muss dieser Schalter zusätzlich auf Tenant-Ebene aktiv sein – eine Freigabe nur auf Kapazitätsebene reicht dafür nicht. Nur beim Copilot in der Berichts-Seitenleiste im Power BI Service kann eine Freigabe auf Kapazitätsebene ausreichen.
3. Standalone-Einstellung prüfen (für die Vollbild-Experience). Dafür braucht es einen zweiten, separaten Schalter: „Benutzer können auf eine eigenständige, elementübergreifende Copilot-Experience in Power BI zugreifen (Preview)“. Beim Standardzustand dieses Schalters widersprechen sich derzeit einzelne Microsoft-Dokumentationsseiten (die eine nennt „seit September 2025 standardmäßig aktiv“, die andere „standardmäßig deaktiviert“) – prüfen Sie ihn deshalb live in Ihrem Tenant statt sich auf eine Doku-Angabe zu verlassen. Nutzen Sie Copilot innerhalb einer veröffentlichten Power-BI-App, brauchen Sie zusätzlich pro App die Einstellung „Copilot in der App-Navigation anzeigen“ unter den erweiterten App-Einstellungen – standardmäßig aktiviert, aber abschaltbar.
4. Geografische Grenzüberschreitung freigeben (nur außerhalb USA/EU nötig). Liegt Tenant oder Kapazität außerhalb der unterstützten Datengrenzen, aktivieren Sie zusätzlich die entsprechende Freigabe für die Azure-OpenAI-Verarbeitung.
5. OpenAI-Einstellungen bewusst prüfen (im Zweifel deaktiviert lassen). In derselben Einstellungsgruppe finden Sie den separaten Schalter „Benutzer können Copilot, KI-Agenten und andere KI-Erfahrungen nutzen, die von OpenAI als Microsoft-Unterauftragsverarbeiter bereitgestellt werden“. Er ist standardmäßig deaktiviert und betrifft nicht Azure OpenAI, sondern von OpenAI selbst betriebene Modelle mit eigenen Verarbeitungszusagen. Die Power-BI-spezifische Aktivierungsanleitung führt ihn nicht als Voraussetzung für die in diesem Artikel beschriebenen Copilot-Funktionen – nutzt Ihre Organisation künftig Power-BI- oder Fabric-Funktionen, die ausdrücklich OpenAI als Microsoft-Unterauftragsverarbeiter einsetzen, sollten Sie die Einstellung aber gesondert bewerten.
6. Weg A – Workspace einer passenden Kapazität zuweisen. Öffnen Sie die Workspace-Einstellungen und weisen Sie eine Fabric- (F2+) oder Premium-Kapazität (P1+) zu. Nutzen Sie diesen Weg, muss der Workspace einer solchen Kapazität zugewiesen sein, sonst bleibt Copilot dort unsichtbar, selbst wenn der Tenant-Schalter aktiv ist – alternativ nutzen Sie Weg B mit einer Fabric Copilot Capacity.
7. Weg B – Fabric Copilot Capacity einrichten (für bestehende Pro-/PPU-Workspaces). Voraussetzung ist die Mandanteneinstellung „Kapazitäten können als Copilot-in-Fabric-Kapazitäten festgelegt werden“ – standardmäßig aktiv, ist sie aber deaktiviert, taucht die folgende Option gar nicht erst auf. Ein Kapazitäts-Administrator öffnet dann im Admin-Portal die Kapazitätseinstellungen der betreffenden Fabric-Kapazität, aktiviert dort unter „Details“ die Option Copilot capacity und weist anschließend die Nutzer zu, deren Copilot-Verbrauch auf dieser Kapazität abgerechnet werden soll. Erst nach dieser Nutzerzuweisung funktioniert Copilot auch in Pro- und PPU-Workspaces.
8. Copilot nutzen. Im Power BI Service erscheint Copilot als Seitenleiste in geöffneten Berichten. In Power BI Desktop wählen Sie beim ersten Copilot-Aufruf einen Copilot-fähigen Workspace aus, sofern Ihnen keine Fabric Copilot Capacity zugewiesen wurde – dafür brauchen Sie Admin-, Member- oder Contributor-Zugriff auf mindestens einen Workspace auf F2+/P1+, änderbar später über die Einstellungen. Mit zugewiesener Fabric Copilot Capacity entfällt diese Auswahl.

Rechnen Sie nach dem Kauf oder Upgrade einer Kapazität mit bis zu 24 Stunden Wartezeit, bis Copilot sie erkennt. Diese Verzögerung sorgt in Workshops regelmäßig für Verwirrung, weil alle Einstellungen korrekt aussehen und trotzdem nichts passiert – hier hilft nur abwarten.

Ein Detail für größere Organisationen: Wer mehrere Workspaces auf unterschiedlichen Kapazitäten betreibt, sollte prüfen, ob eine dedizierte Fabric Copilot Capacity (FCC) sinnvoll ist – dazu gleich mehr im Kostenteil.

⚙️ Noch keine Fabric-Kapazität im Haus? Bevor Sie Copilot aktivieren können, brauchen Sie überhaupt erst eine Fabric-Kapazität – meinen Leitfaden zur Migration zu Microsoft Fabric nutzen Sie am besten als Ausgangspunkt, um Kapazitätsgröße und Migrationsschritte realistisch zu planen.

Was kostet Copilot in Power BI? (Lizenz- und Kapazitätskosten)

Hier liegt der zweite große Irrtum, dem ich in Beratungsgesprächen begegne: Copilot in Power BI hat keine eigene Lizenzgebühr pro Nutzer. Sie zahlen nicht „X Euro pro Kopf“ wie bei Microsoft 365 Copilot, sondern über die Fabric-Kapazität, die ohnehin für Copilot nötig ist. Wichtig für die Gesamtrechnung: Eine kleine Kapazität ersetzt keine Nutzerlizenzen – auf F2 bis F32 braucht weiterhin jeder Betrachter eine Pro- oder PPU-Lizenz, freien Lesezugriff für Free-Nutzer gibt es erst ab F64. Die tatsächliche Nutzung wird in Capacity Units (CU) verbraucht und lässt sich über die Fabric Capacity Metrics App detailliert nachvollziehen – filtern Sie dort nach „Copilot in Fabric“, um zu sehen, welche Workspaces wie viel Rechenleistung für KI-Anfragen ziehen.

💡 Achtung Verwechslungsgefahr: Microsoft 365 Copilot und Copilot in Power BI folgen zwei völlig unterschiedlichen Abrechnungsmodellen – das eine ist eine Pro-Nutzer-Lizenz, das andere eine geteilte Kapazität. In meinem Artikel zu Microsoft 365 Copilot Kosten und Lizenzierung erkläre ich, wie das Seat-basierte Modell für Word, Excel und Outlook funktioniert, damit Sie beide Systeme in Budgetgesprächen nicht durcheinanderbringen.

Zu den konkreten Zahlen: Microsoft veröffentlicht offizielle Listenpreise je Azure-Region und Währung – auch in Euro und auch für die Region Austria East. Diese Listenpreise sind der richtige Ausgangspunkt, Ihr tatsächlicher Preis kann durch Vertragsmodell, Rabatte und Steuern davon abweichen; dafür ist der Azure-Preisrechner das passende Werkzeug. Für Austria East liegt eine F2-Kapazität laut Listenpreis bei rund 293 Euro pro Monat bei Pay-as-you-go beziehungsweise rund 175 Euro bei einjähriger Reservierung, in West Europe bei rund 276 beziehungsweise 164 Euro. Eine F64-Kapazität kostet in Austria East rund 9.390 Euro Pay-as-you-go beziehungsweise 5.590 Euro reserviert. Die Reservierung spart also durchgehend etwa 40 Prozent gegenüber Pay-as-you-go – und ein oft übersehener Kostenhebel obendrauf: Eine Fabric-Kapazität (nur F-SKU, nicht P) lässt sich pausieren, was die Compute-Abrechnung stoppt – das spart aber nur bei Pay-as-you-go, nicht bei einer bereits gekauften Reservierung (die läuft vertraglich weiter). OneLake-Speicher wird während der Pause weiterhin abgerechnet, und noch vorhandene geglättete Nutzung wird beim Pausieren einmalig der Azure-Rechnung hinzugefügt; außerdem sind während der Pause alle Berichte auf der Kapazität nicht erreichbar – sinnvoll deshalb vor allem für Test-/Entwicklungskapazitäten, nicht für die einzige produktive Kapazität.

Kostentechnisch lohnt sich die weiter oben beschriebene Fabric Copilot Capacity (FCC) vor allem für Unternehmen mit mehreren Workspaces auf unterschiedlichen Kapazitäten: Sie bündelt die eigentliche Copilot-KI-Nutzung auf eine einzige, klar zuordenbare Kapazität statt sie über alle Workspace-Kapazitäten zu verteilen. Ohne FCC nutzt der Copilot in der Berichts-Seitenleiste grundsätzlich die Kapazität des jeweiligen Inhalts; für die Standalone-Experience wählt Power BI dagegen automatisch einen geeigneten Workspace für Nutzungserfassung und Abrechnung – für kleine Umgebungen praktisch, für Unternehmen mit klaren Kostenstellen oft zu intransparent.

Preview vs. General Availability – was schon stabil läuft

Nicht jede Copilot-Funktion in Power BI hat denselben Reifegrad, und das ist für den Unternehmenseinsatz relevant. Die Copilot-Seitenleiste in offenen Berichten – die klassische Chat-Erfahrung neben einem Report – ist generally available und damit für den produktiven Einsatz freigegeben. Die eigenständige Vollbild-Copilot-Experience, der app-scoped Fullscreen Copilot in Power BI Apps sowie Copilot im Web-Modeling befinden sich dagegen noch im Preview-Status. Für die Copilot-Funktionen der übrigen Fabric-Workloads (Data Factory, Data Engineering, Data Science, Data Warehouse, Real-Time Intelligence) pflegt Microsoft eine eigene, laufend aktualisierte Statusübersicht – die Reifegrade unterscheiden sich hier je Workload und ändern sich häufig.

Für Ihre Rollout-Planung bedeutet das: Verlassen Sie sich für unternehmenskritische Prozesse zunächst auf die GA-Funktionen und behandeln Sie die Preview-Bereiche als das, was sie sind – experimentell, mit möglichen Verhaltensänderungen ohne lange Vorankündigung. Als IT-Trainer sehe ich immer wieder, dass Unternehmen Preview-Features vorschnell in Standard-Workflows einbauen und sich dann über unerwartete Änderungen wundern.

Typische Stolperfallen bei der Einführung

Aus meiner Beratungspraxis die drei häufigsten Probleme, wenn Copilot trotz vermeintlich korrekter Einrichtung nicht funktioniert:

• Copilot ist trotz aktivierter Mandanteneinstellung nicht sichtbar. Prüfen Sie in dieser Reihenfolge: Liegt der betroffene Workspace tatsächlich auf einer F2+/P1+-Kapazität oder unter einer Fabric Copilot Capacity? Liegen Tenant beziehungsweise Kapazität in einer unterstützten Region? Hat ein Kapazitäts-Administrator die Tenant-Einstellung überschrieben – die Delegation an Kapazitäts-Administratoren lässt sich vom Tenant-Admin nicht abschalten, und diese können Copilot für ihre eigene Kapazität unabhängig ein- oder ausschalten?
• Copilot antwortet auf Englisch, obwohl deutsch gefragt wurde. Das ist kein Fehler, sondern die offizielle Sprachbeschränkung – Deutsch funktioniert oft, ist aber nicht garantiert und nicht offiziell supportet.
• Kapazität ist gekauft, Copilot fehlt trotzdem noch. Meist schlicht die 24-Stunden-Wartezeit nach dem Kauf oder Upgrade. Geben Sie dem System Zeit, bevor Sie eine Fehlkonfiguration vermuten.

Fazit: Copilot in Power BI ist eine Kapazitäts-, keine Lizenzfrage

Wer Copilot in Power BI aktivieren will, sollte zuerst mit dem Lizenz-Denken aufhören und mit dem Kapazitäts-Denken beginnen. Die entscheidende Frage ist nicht „Welche Power-BI-Lizenz brauche ich?“, sondern „Trägt mein Workspace eine F2+- oder P1+-Kapazität – oder lohnt sich eine zentrale Fabric Copilot Capacity für meine bestehenden Pro-/PPU-Workspaces?“ Seit die Einstiegsschwelle im April 2025 von F64 auf F2 gesenkt wurde, ist diese Hürde für deutlich mehr Unternehmen erreichbar geworden als je zuvor. Die eigentliche Aktivierung im Admin-Portal ist dann eine Sache von Minuten, sofern Region, Sprache und Sonderfälle wie Sovereign Clouds von Anfang an mitgedacht werden. Wer die Kosten realistisch einordnen will, rechnet mit den offiziellen Listenpreisen für seine Region statt mit Pro-Kopf-Budgets und behält im Blick, dass ein Teil der Funktionen noch Preview-Status trägt.

Ihre Erfahrungen sind gefragt!

Wie läuft die Aktivierung von Copilot in Ihrer Power-BI-Umgebung? Haben Sie die Kapazitäts-Voraussetzungen schon erfolgreich freigeschaltet, oder kämpfen Sie noch mit Region, Sprache oder der Frage, welche Fabric-Kapazität sich lohnt? In meinen weiteren Power BI-Artikeln finden Sie mehr Praxis-Tipps und Tricks für den Arbeitsalltag. Im nächsten Artikel dieser Reihe geht es dann praktisch weiter: ein Guide, wie Sie mit Copilot direkt DAX-Queries in Power BI generieren lassen.

Quellen:

• Copilot for Power BI overview | Microsoft Learn
• Enable Fabric Copilot for Power BI | Microsoft Learn
• Fabric Copilot capacity | Microsoft Learn
• Power BI Premium to Microsoft Fabric migration FAQ | Microsoft Learn
• Fabric region availability | Microsoft Learn
• Find your Fabric home region | Microsoft Learn
• Move your Power BI tenant to a different region | Microsoft Learn
• Pause and resume your Fabric capacity | Microsoft Learn
• Save costs with Microsoft Fabric Capacity reservations | Microsoft Learn
• Copilot and Agent admin settings | Microsoft Learn
• Capacity overage (preview) in Microsoft Fabric | Microsoft Learn
• Copilot for Power BI Apps: Report and App-Scoped AI Features | Microsoft Learn
• Copilot consumption, usage, and billing in Fabric | Microsoft Learn
• Microsoft Fabric – Preise | Microsoft Azure